Bevezetés a LEAN alapjaiba – kezdj el felnőni a multicégek profizmusáig!

Ma az egyik legkeresettebb munkaerő a világon a Lean (lín) szakember. Akár a gyártásban, akár a technológiai tervezésben, akár a stratégiában, akár a folyamatszabályozásban akarnak a cégek jobb eredményeket elérni, szeretnek a Lean-hez, mint jól bevált eszközrendszerhez nyúlni.

A Lean ma varázsszó. De csak azoknál a cégeknél, ahol komolyan veszik a saját folyamataikat, mint ahogyan saját magukat is. A Lean nem azért varázsszó egyébként, mert populista politikusok elültették az agyakban, hanem azért, mert maga a Lean, mint eszköz, varázslatos erővel bír.

De kezdjük az elején! Mi az a Lean, mire jó és miért kell ez nekünk?

Ma a folyamatszabályozás és folyamatjavítás alapját a nagyvilágban, az olyan cégeknél, mint például az összes autóipari cég, a Bosch, a gyógyszeripar, vagy bármilyen multi esetében, az úgynevezett Lean szemlélet adja.

A szemléletek nagyon fontosak akkor, ha tényleg nagy dolgokat akarunk elérni, mert a nagy dolgok úgy kezdődnek, hogy valami elkezd megfogalmazódni a fejünkben, majd aztán az testet ölt a cselekedeteinkben.

A Lean arra való, hogy már eleve olyan dolgok fogalmazódjanak meg a fejünkben, amik révén tényleg nagy dolgokra lehetünk képesek, és lenyesegethessük majd a gondolatainkról azokat a sallangokat, amik révén csak kis dolgokra lennénk hivatottak hosszú távon.

A Lean szó szerint azt jelenti, hogy karcsú, de igazából mi annak idején a minőségbiztosításban az “áramvonalas” kifejezést használtuk inkább. Úgy fogalmaztunk szó szerint, hogy „folyamatok áramvonalasítása”. A „karcsú” kifejezés félrevezető lehet a magyar fordításban, mert nagyon sokaknak a megszorítás, összehúzás, kisebbítés jut róla eszébe – sőt, vannak, akiknek az éhezés! –, és ez bizony nagyon rossz gondolati alapokat teremtene.

Az áramvonalas szó sokkal inkább lefedi azt, amit a Lean akar: sokkal kevesebb kínlódással való előre haladást. Mint amit egy Lamborghini vagy egy Ferrari akar, és amit általában a Trabant nem akar.

Első nekifutásra azt gondolhatnánk, hogy a Lean azt jelenti, hogy mindent a lehető legkarcsúbb kivitelezésben csináljuk: a legolcsóbban, a legkevesebb emberrel.

De ehelyett a Lean a veszteséget akarja csak kizárólag karcsúsítani, így téve áramvonalassá a vállalkozásunkat, mert az így fog könnyedén siklani a piac tengerében! Ezért azt javaslom, hogy így használd a saját gondolataidban: veszteségek karcsúsítása, folyamatok áramvonalasítása. Ez a Lean.

A Lean az értékteremtésre, azon belül is a vevő-érték növelésre koncentrál elsősorban. De nem csak az a vevő, aki a pénzéért megveszi a szolgáltatásodat, hanem mindenki vevője egymásnak a vállalkozásodon belül. Ha vannak/lesznek alkalmazottaid (vagy franchise partnereid), akkor egymás “vevői” lesztek. Ezt úgy hívja a szakirodalom, hogy “belső vevő”.

Ez nem jelent mást, mint azt, hogy mindenki számít. Nemcsak a tulajdonos megelégedettsége számít, nemcsak a vevő megelégedettsége számít, hanem úgy kell kialakítanunk a folyamatainkat, hogy mindenki érdekei érvényesülni tudjanak, és eközben a veszteségtermelést fejezzük be végre!

A Lean alapelvei

A Lean-nek két alapvető elve van, ezek minden más fölötti törvényként működnek. Mint egy ország életében az alkotmány.

  • Az ember tisztelete.
  • A veszteségek – tehát az értéket nem termelő tevékenységek – eltávolítása a folyamatokból.

Józan paraszti ésszel végiggondolva, ha mondjuk áramvonalasítani akarnánk a vállalkozásunkat, de NEM Lean szemlélettel, akkor mit néznénk meg először?

Én bizony a munkatársaim hatékonyságát. Tudva azt, hogy egy számítógépen dolgozó munkatárs a 8 órás munkaidejéből maximum 28 percet tölt el igazán  munkával, könnyedén kiszámolható, hogy hány ember munkáját lehetne megspórolni egy átlagos cégnél…

Igen ám, de a Lean az emberekre épül. Így az egy alapvetés, hogy azért, mert valahol bevezetik a Lean-t, azért nem szabad embereket elküldeni! Senki nem veszítheti el a munkáját a Lean miatt! Helyette értékteremtővé kell tenni a munkát, tehát, ha eddig 28 percet volt szíves dolgozni, akkor a Lean bevezetése, és bizonyos projektek végigfuttatása után már legalább 7,5 órát fog dolgozni. Mert kiiktatunk mindent, ami gátolja a munkát, és csak veszteséget termel ezzel.

Mit nevezünk értéknek?

Értéknek, illetve speciálisan ebben a helyzetben hozzáadott értéknek azt nevezzük, amiért a vevő hajlandó fizetni. Amiért nem fizet, az nem érték, hanem veszteség!

Most mondhatnád azt, hogy a szolgáltató iparban elég nehéz definiálni a veszteségeket, hiszen a vevő többnyire csak a szolgáltatás azon részével találkozik, amiért konkrétan fizetett, de ha végiggondoljuk a termékportfóliónkat, akkor kiderülhet például egy termék előállításánál, hogy az szuper, hogy ha 1000 darabot rendelsz belőle, akkor az neked olcsóbb lesz darabonként, tehát amikor eladod, jobb profitot realizálhatsz. De a vevő ugyanakkor nem fizeti meg a te hetekig-hónapokig tartó raktározási, tárolási, és hiba esetén az összes berendelt termék átnézési költségeit!

A Lean módszerei rámutatnak arra, hogy akár az is lehet veszteség, amit mi egészen biztosan nyereségnek gondoltunk – pl. csodálatosan fantasztikus, nagy tételű beszerzési ár –, mert kizárólag csak a befektetett pénz, kontra végfelhasználói ár kontextusában számoltunk.

Módszerek és elvek, amiket bárki, bármikor alkalmazhat – szolgáltató iparban is!

Vigyázat, kiváltságos információk következnek!

Tudj róla, hogy ezeket a fogalmakat és elveket ma, Magyarországon, maximum 100 ember tudja fejből, és még ennél is kevesebben alkalmazzák. Ez a 100 ember ALKALMAZOTT!

A vállalkozók között az über-felülmúlhatatlan kategóriába fognak emelni ezek a pofonegyszerű módszerek és alapelvek, amiket egyébkén kivétel nélkül a japánoktól tanulunk el :).

7 veszteség elmélete

Általában gyártó, vagy feldolgozó cégek szembesülnek a leginkább azzal, hogy ha kicsit is nem tökéletesek a folyamataik, akkor gyakorlatilag minden szinten veszteséget termelnek. Van az a vicc is, tudod: Abból élünk, hogy hétvégén zárva vagyunk.

Szóval, ha gyártasz valamit – pl. muffinokat –, akkor szemmel látható a veszteség. Kikeversz X mennyiségű masszát, de X-n (iksz mínusz en) mennyiséget tudsz csak felhasználni, és mindig megmarad valamennyi, amennyi semmire sem jó, és felelős muffinsütő-kisiparos nem teszi el a következő napra…

De sok a veszteség ott is, ahol csak szolgáltatás zajlik, de pl. vesznek a szolgáltatás kivitelezéséhez eszközöket, anyagokat, vagy dolgoznak eszközökkel, alapanyagokkal (számítógép, papír, nyomtatópatron, stb.)

LÁSSUK A KLASSZIKUS “TERMELÉS 7 VESZTESÉGE” METÓDUST!

Ha konkrét kérdésed adódna közben/végén, szívesen válaszolok a hozzászólások között.

1. VESZTESÉG – ANYAGMOZGATÁS, SZÁLLÍTÁS VESZTESÉGE

Az anyagmozgatásból, szállításból, vagy emberi helyváltoztatásból eredő veszteségek. Ha hozol-viszel dolgokat, ha jössz-mész, mert úgy szoktad, akkor érdemes megállni, és elgondolkodni: meg lehet ezt oldani kevesebb utaztatással is? (Biztos, hogy meg lehet.) Mondok egy saját példát: bár van külön dolgozószobám, de az a ház olyan részén van, ami kiesik a családi élet központjából. Amikor már Luca is akkora lett, hogy össze-vissza császkált itthon, hol itt játszott, hol ott játszott, akkor azt vettem észre, hogy 5 percenként rohangászok ide-oda, mert valahonnan mindig hallottam a hangját, de néha úgy kellett megkeresni, hogy hol van. Így ideiglenesen a ház majdnem kellős közepén dolgoztam kb. két évig, az étkezőasztalnál. Onnan sokkal jobban kézben és szemmel tudtam tartani úgy a dolgokat, hogy meg sem mozdultam. Nem kellett rohangásznom, mert konkrétan LÁTTAM, hogy ki hol van, mit csinál, de ha nem is láttam, akkor hallottam. Az, hogy munka közben ide-oda pörög az ember, az iszonyú veszteség. Amikor ez a helyzet megoldódott – a lányom nagyobb lett és kevésbé érezte nagy kalandnak az ide-oda császkálást –, akkor visszatértem a dolgozószobába, mert akkor már az volt célravezetőbb, és kevesebb veszteséggel járó.

2. VESZTESÉG – KÉSZLETVESZTESÉG, KÉSZLETGAZDÁLKODÁSBÓL EREDŐ VESZTESÉGEK

Készletveszteség – avagy a szükséges minimumnál több készlet tartása, ami magában hordozza azt, hogy a tárolási, raktározási költségek növekednek. Egy irodában nem kell túlbonyolítani ennek szemmel láthatóvá tételét: ha folyamatosan polcokat, szekrényeket kell venned, mert egyre gyűlnek a tárolandó dolgok, az már veszteség lehet. Vagy ha mindenféle szoftvereket kell alkalmazni kockás füzet helyett, ezek használatát meg kell tanulni, sőt, karban is kell ezeket tartani. Aztán, ha jól bevásárolunk a dolgokból, mert rosszul tervezzük a kapacitásainkat, vagy épp jó áron lehet kapni, akkor bekövetkezhet az elavulás esélye is, és mire felhasználnánk, már pont nem kell… A készletet ne a hivatalos számviteli vagy áfatörvény alapján definiált készletnek tekintsd, hanem bármilyen fizikailag, három dimenzióban, vagy virtuálisan megnyilvánuló dolgot, tárgyat, cuccot, eszközt, bármit.

3. VESZTESÉG – MOZDULATI VESZTESÉG

Minden felesleges mozdulat veszteség. Ha valamit hatékonyan akarsz csinálni, akkor minden felesleges mozdulatot le kell csupaszítanod a tevékenységről, nemcsak a mennyiség, hanem a minőség miatt is. Minden felesleges mozdulat egyben plusz hibalehetőségeket is magában rejt. Mikor szoktak előjönni a felesleges mozdulatok? Amikor rosszul vannak elhelyezve a dolgok, illetve eleve rosszul van kitalálva a dolgok helye (vagy épp ki sincs találva, csak hevernek itt-ott-amott, céltalanul, beazonosítatlanul).

4. VESZTESÉG – VÁRAKOZÁS

Bárminemű várakozásból eredő veszteség. Ha vársz az árura, az infóra, az ügyfélre, a mosdóra, vagy akármire is vársz, veszteség keletkezik, hiszen ez idő alatt nem lehet értékteremtő tevékenységet végezni. Illetve de, lehet! Az okostelefonoknak hála most már bármikor is kell várnunk, közben kitölthetjük a tátongó űrt hasznos dolgokkal, pl. tanulhatunk, beszélhetünk valakivel, kereshetünk a neten, elintézhetünk dolgokat, stb. Nagyon nem szoktam csípni, mikor milliónyian megosztják a szerintük elrettentő képet arról, hogy emberek tömegei az okostelefonjaikba vannak fordulva – mondjuk a metrón, vagy a vonatra várva –, és juj, ez de borzasztó! Egyáltalán nem borzasztó! Amíg nem voltak okos telefonok, addig sem beszélgettünk vadidegenekkel a vonatállomáson, de most meg ott van a világ egy képernyősimításnyira. Egyáltalán nem baj az, hogy ha a várakozás veszteségét így kerüli el az ember, hogy például jegyzetel a mobiljába, vagy utánanéz valamilyen információnak. Ésszel kell ezt is használni, és akkor nyereséget termel.

5. VESZTESÉG – TÚLTERMELÉS VESZTESÉGE

Túltermelésből eredő veszteség – a túltermelés magával hozza az anyagmozgatással, szállítmányozással (1. veszteség), készletgazdálkodással (2. veszteség), a felesleges mozdulatokkal (3. veszteség), és akár még a várakozással kapcsolatos veszteséget is (4. veszteség). Bármennyire is jó ötletnek tűnik túlteljesíteni a tervet, ha a vevő nem fizeti ki a többletet, illetve nem finanszírozza a többleteredményeket, akkor gyakorlatilag veszteséget termelünk. A gyárban, ahol dolgoztam, volt egy sor, ahol egyszer csak elkezdték túlteljesíteni a terveket. Naponta mondjuk 120 darab kábelkorbácsot kellett lehozni a sorról, ők meg lehoztak 125-öt. De ezt rendszeresen. A művezető azért “szokott rá” erre, mert előtte meg mindig hiányban voltak, és úgy gondolta, hogy inkább legyen kicsivel több, mint kevesebb.
Te jó isten, mekkora balhé lett belőle! A heti értekezleten, mikor büszkén mutatta a sor eredményeit a termelésvezetőknek, olyan lecseszést kapott, hogy azt fontolgatta, hogy otthagyja a céget. Érthető. Ő jóhiszemű volt, az emberei boldogan gyártották a plusz darabokat, azt remélve, hogy majd megdicsérik őket az addigi folyamatos ejnyebejnyézés helyett, de az egész pont a visszájára sült el. Azért, mert soha, senki nem mondta el nekik, hogy túltermelni nagyobb baj is lehet, mint kevesebbet termelni, mert a túltermelés maga előtt görget egy csomó láthatatlan, de nagyon súlyos költséget.
Soha többé nem akart senki sem túltermelni…

6. VESZTESÉG – FELESLEGES TEVÉKENYSÉGEK

Felesleges tevékenységekből, látszattevékenységekből eredő veszteség, amiket vagy teljesen el lehet hagyni, vagy valami sokkal egyszerűbbel, hatékonyabbal, modernebbel ki lehet váltani. Olyan, a folyamat hiányosságaiból eredő többletmunkáról beszélünk itt, amit végül senki nem fizet ki. Pl. a papír alapú számlázás, vele együtt az adminisztrálás (borítékolás), postára járkálás, ott a várakozás, mind-mind felesleges tevékenységek voltak már egy évtizede is, egyszerre pénz és időpazarlás, mióta feltalálták az elektronikus számlázást, és a papír alapú számlákat is el lehet már küldeni pdf-ben. Néha nagyon nehéz felismerni a felesleges tevékenységeinket, de ha nyitott szemmel járunk a világban, akkor képesek leszünk rácsodálkozni arra, hogy “jé, ezt mások másképp csinálják?”

7. VESZTESÉG – HIBÁKBÓL ÉS JAVÍTÁSUKBÓL EREDŐ VESZTESÉGEK

Minden hiba, és minden javítási tevékenység – legyen ez utóbbi bármennyire is profin, frappánsan kivitelezett – egyértelműen veszteség, értékteremtő hatása gyakorlatilag negatív előjelű. Akkor is veszteség, ha selejt lesz belőle, és akkor is, ha ki tudjuk javítani a hibát. Általában kijelenthető az is, hogy minden, ami kicsit is megborítja a már kiegyensúlyozott folyamatunkat, az rögtön veszteséget okoz, mert az által, hogy extra figyelmet igényel, az extra költséggel is jár. Pl. ha egy adatbekérő űrlapon fogadjuk a megrendeléseket, de hirtelen valaki telefonon akar rendelni, akkor nem optimalizált folyamaton indul el a tevékenységsorozat, hanem kerülő úton. Ez plusz tevékenységeket igényel, továbbá a nem szabályozott útvonalakban óriási a hibalehetőség is. Elég csak egy elírt címre gondolni, mert rosszul hallottuk a telefonból, és ez miatt rossz helyre küldjük a megrendelt terméket…

SOK KICSI SOKRA MEGY

Nincs olyan folyamat, amiben ne lenne veszteség, de a tökéletesre érdemes és kell is törekedni. Azért, mert ez egy kreatív, innovatív hozzáállás, és így sosem fenyeget az a veszély, hogy valami oltári nagy baklövést nem veszünk észre.

Ha nekiülsz számolgatni, hogy a felsorolt 7 veszteségtípus alapján hol könyvelheted el a legnagyobb hibákat, gondolhatod majd azt is, hogy “á, ez semmi, ezek csak fillérek”.

De egy folyamat általában nem egy lépésből áll – hiszen akkor nem folyamat lenne, hanem lépés –, és ha minden lépésnél elszivárog némi fillér, az a nap végére sűrű forintokat fog eredményezni. Ha ezeket összeadod egész évre, és kiszámolod azt is, hogy már mióta csinálod… Jó kis felismerés lesz.

A Lean következő eleme:

5S

Az 5S a rendszerető emberek Bibliája, de a káoszban magukat jól érzők is hatékonyabbá tudnak válni tőle. Sokan az 5S-t összekeverik a “rend és tisztaság” kifejezéssel, és semmi mást nem látnak bele, csak egyszerű takarítási, rendszerezési metódust, holott sokkal fontosabb tényezője az, hogy a FEJEKBEN tesz rendet.

Az 5S egy kultúra. Az 5S rövidítés – vagy betűszó – öt, S betűvel kezdődő japán kifejezést takar.

Ezeket jelenti az 5 darab S betű:

1S – Seiri – a szükséges dolgok kéznél legyenek, a szükségteleneket távolítsuk el a munkaterületről.

2S – Seiton – dolgok pontos helyének kijelölése, feliratozása, áttekinthető rendszerezése

3S – Seiso – Tisztítás, takarítás a munkahelyen

4S – Seiketsu – A kialakított rendszer fenntartása (folyamatos javítása is a folyamatnak)

5S – Shitsuke – önfegyelem, állandó és minden szintű használata az 5S-nek.

Magyar fordítás felesleges a konkrét szavak mögé, a lényeg, ami mögöttük van.

  • Ha mindenféle cuccal vesszük körül magunkat – akár csak a számítógépünkön, adat formájában! –, akkor rontjuk a munkánk hatékonyságát.
  • Ha – még mindig csak az alap, számítógépes tevékenységünknél maradva – a fájljainkat beazonosíthatatlan nevekkel, összevissza mappákban tároljuk, alig néhány fájl után már mi sem fogunk eligazodni. Minden használati tárgyunkat, ami a vállalkozáshoz, vagy a munkavégzésünkhöz kell, érdemes feliratozni, és állandó helyet kijelölni minden eszköz számára!
  • Tisztítás és takarítás nélkül a rendezett dolgok is utálatosak tudnak lenni…
  • Oké, szelektáltunk, mindent feliratoztunk, de nem lettünk maradéktalanul hatékonyak? A 4S teret ad arra, hogy a gyakorlati tapasztalatok alapján korrigáld az elképzeléseidet, átszervezd az 5S alapján kialakított új rendszert. Soha ne variálj át túl nagy ütemben, kis lépésekben haladj!
  • Maradj eltökélt és higgadt, Róma sem egy nap alatt épült fel. Tarts ki a javító szándék mellett, hamarosan beérik a munka gyümölcse, és aztán már el sem tudod képzelni, hogyan is élhettél 5S nélkül!

JIT rendszer

Just in Time módszertan, magyar agyra átfordítva valahogy úgy hangzik, hogy “pont annyit, amennyi MOST kell”. (“pont időben”) A MOST-on van a hangsúly.
Hatalmas, sok milliárdos raktározási rendszert lehet rá kiépíteni, mindenféle automata és félautomata kütyüvel, de kicsiben annyit tesz, hogy soha nem gyártatsz és soha nem tárolsz semmiből sem többet, mint amennyi belátható időn belül elfogy.

A JIT egy raktározási stratégia, rengeteg cég költséghatákonyságát rázta gatyába a milliárddolláros piacokon, és bár kicsiben nem tűnik fel a jelentősége, de az alapelv igaz az egyszemélyes kisvállalkozásokra is, és különben is, bármikor lehetsz te is milliárddolláros biznisz részese. A JIT rendszert sokszor vegyítik a Kanban-nal is. Ez egy vizuálisan megtámogatott tárolórendszer, amikben színekkel messziről lehet jelezni, hogy mi van éppen fogyóban, mint kell majd hamarosan feltölteni, és fontos eleme még az is, hogy a termékek betöltése időrendben követhető, tehát nem fognak beragadni elavulásgyanús alapanyagok.

Kicsit hasonló ahhoz, mint amit parkolóházakban alkalmaznak: az autóval a parkolóház közepén haladva benézel a sorokba, ahol egymás mellett szoroskodnak már az autók, és minden parkolóhely fölött egy kis lámpa világít. Ha piros a lámpa, akkor az a hely foglalt, és ahol zöld a lámpa, ott szabad a hely. Nem kell az autókat nézned, elég a zöld-piros lámpákat figyelned. A Kanban is hasonló: színes kártyákkal, lámpákkal, vagy bármilyen vizuális jelzéssel már messziről kiszúrható, ha például a raktárban egy polcon kezd a készlet megfogyatkozni, és fel kell azt tölteni. De az előkészítő egységnek az is fontos jelzés, hogy ha a vizuális jelek azt üzenik: dugig van a polc, nem kell tölteni, mert akkor ők úgy tudják szervezni a munkájukat, hogy azzal foglalkozhatnak, amivel éppen szükséges. Azzal, ami már lefogyóban van.
Ez egy elképesztően egyszerű módszer, és mégis Japánig kellett érte menni, mert a nyugati kultúrában szeretünk mindent túlbonyolítani.
Szolgáltató cégeknél úgy lehet használni a Kanbant, hogy például ha hétfőn-kedden-szerdán beesik egyszerre egy csomó megrendelés, akkor te nem válogatod ki a könnyebbeket, hanem eltökélten sorban haladsz az ügyfelek kiszolgálásával. Túlságosan emberi és veszteséggyanús, mikor a könnyebb munkákat akarjuk előrevenni, vagy épp ellenkezőleg, a nehezebbeket, hogy túllegyünk rajtuk (vagy épp azért zsebeljük be a legtöbb pénzt). Úgy járunk a legjobban, ha az ügyfelek érkezési sorrendjében haladunk előre, nem figyelembe véve azt, hogy melyik ügyfél milyen nehézségű feladattal bízott meg minket. Ez az ügyfelekkel szemben is korrektebb eljárás, mint a megrendelés érték vagy nehézség alapján rangsorolt kiszolgálás.

Három a magyar igazság

A Lean eszköztárában ez a három legfontosabb módszer, azért is, mert kb. ingyen bevezethető mindhárom, akár egyszerre is, anélkül, hogy bármi radikálisat lépnél. (A Kanban kitalálása, bevezetése, feltöltése, rutinná tétele nem biztos, hogy olcsó, de a Kanban amúgy is a negyedik módszer már :)).

Ugyanakkor ezek a módszerek egy nagyon biztos határt szabnak a – már elnézést – hülyeségnek. Érzékennyé tesznek a pocsékolás és a veszteségtermelés jelenségeire, így ezeket lazán el tudod majd kerülni.

Mellékhatása, hogy többször fogsz nemet mondani a remeknek tűnő lehetőségekre, mint esetleg eddig, és ez furcsa lehet eleinte, viszont minden ilyen megfontolásból született “nem”, katartikus hatással fog bírni.

Most akkor mit kell csinálni?

Két dolgot: ne termelj veszteséget, és teremts értéket!

Az értékteremtés azért is nagyon fontos, mert az visz el a piacvezetőségig, és hogy közben nem szórod el a pénzed teljesen felesleges dolgokra, a piacvezetőségig vezető utat szépen meg is gyorsítja.

Nos? Hogy tetszenek a kilátások? 🙂

Comments are closed.